Bí quyết viết email bằng tiếng Anh mà ít người biết

Bạn đang muốn ứng tuyển một công việc yêu cầu sử dụng tiếng Anh thành thạo, bạn đang cần liên hệ với đối tác, khách hàng hay bạn bè là người nước ngoài thì việc có một email ấn tượng, chuyên nghiệp, lịch thiệp bằng tiếng Anh là vô cùng cần thiết. Cùng Pantado tìm hiểu cách viết email bằng tiếng Anh qua bài viết sau nhé!

3 phần trong cấu trúc email tiếng Anh

Email là một ứng dụng được sử dụng chủ yếu trong công việc liên hệ giữa các bộ phận cũng như các đối tác. Vì thế khi viết email đòi hỏi cần phải có sự chuyên nghiệp và trang trọng.

Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.

Phần mở đầu – Beginning

Bắt đầu email sẽ là việc chào hỏi và xưng hô với người nhận.

Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Lưu ý 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần trang trọng:

Dear Sir/ Dear Madam

Lưu ý 2: Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Doe, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs. Tran Anh Thu or Dear Mrs. Anh Thu

Phần nội dung chính – body

Trong trường hợp bạn là người viết email trả lời cho ai đó: Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email trả lời, bạn có thể viết: Thanks for contacting Beta Media. Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: I am very happy to receive your email.

Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Nếu bạn là người chủ động viết email: Bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc biết. Có thể tham khảo một số mẫu câu sau:

• I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of Sale Executive/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces. (Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).

• I am writing with regard to your registration of Intercontinental Hotel Membership/ to the complaint you made on 21st October. (Tôi viết thư này liên quan đến việc đăng ký Hội viên Khách sạn Intercontinental của quý khách/ để giải đáp những khiếu nại của bạn vào ngày 21/10)

• With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you. (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản phẩm)

>>> Mời tham khảo: các chương trình học tiếng anh online hiệu quả

Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những nội dung email phổ biến nhất mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế:

Making a request/ asking for information

Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin:

• Could you please let me know if you can attend our Anniversary Party/ if you are available for a meeting on 19th February? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19/02?)
• I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within two days. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 2 ngày).
• Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available. (Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi hiện có)

Offering help/ giving information

Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

• We are happy to let you know that your article has been selected for publication. (Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)
• We are willing to arrange another meeting with the manager. (Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)
• Should you need any further information, please to contact hotline 0989.606.366. (Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 0989.606.366)
• We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu)

Complaining

Phàn nàn

• I am writing to expres my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn)

• We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)

• I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. (Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

Apologizing

Thư xin lỗi

• We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)
• Please accept our dearest apologies for this delay. (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này)
• Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)
• I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow. (Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

Attaching files

Đính kèm tệp

• I am sending you the contract as an attachment. (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)

• Please find attached the file you requested. (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)
• I am afraid I cannot open the file you have sent me. (Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi)
• Could you send it again in PDF format? (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?)

Phần kết thúc – Ending

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau:

• Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)

• Thank you for your consideration. (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

• If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)

• I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn)

Sau đó hãy kết thúc thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.

• Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam

• Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A

• Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong Anh-Mỹ

>>> Có thể bạn quan tâm: các trang web học tiếng anh online hiệu quả

Cách viết email cho bạn bè, người quen

Khách với email công việc, email gửi cho bạn bè, người quen thường được viết theo hướng tự nhiên, gần gũi hơn. Bạn có thể dùng những từ viết tắt phổ biến như I’m, I’ve hoặc can’t nếu phù hợp với mối quan hệ và ngữ cảnh.

Mở đầu email cho bạn bè

Một số cách chào thường gặp:

• Hi Anna, – Chào Anna.
• Hello John, – Xin chào John.
• Dear Mary, – Mary thân mến.

Nếu đang trả lời email, bạn có thể viết:

Thanks for your email. It was great to hear from you!

Nghĩa: Cảm ơn email của bạn. Thật vui khi nhận được tin từ bạn!

Email mời bạn tham gia một sự kiện

• I’m writing to invite you to my birthday party. – Mình viết email này để mời bạn đến dự tiệc sinh nhật của mình.
• Would you like to come over for dinner this weekend? – Cuối tuần này bạn có muốn đến nhà mình ăn tối không?
• I hope you can come and celebrate with me. – Mình hy vọng bạn có thể đến chung vui cùng mình.

Email kể về trải nghiệm cá nhân

• I’m writing to tell you about my last holiday. – Mình viết email này để kể cho bạn nghe về kỳ nghỉ vừa rồi.
• I had a wonderful time with my family. – Mình đã có khoảng thời gian tuyệt vời bên gia đình.
• Last weekend, I visited a beautiful beach. – Cuối tuần trước, mình đã đến thăm một bãi biển đẹp.
• What did you do during your holiday? – Bạn đã làm gì trong kỳ nghỉ?

Email hỏi thăm và đề nghị giúp đỡ

• How are you doing? – Dạo này bạn thế nào?
• I hope everything is going well. – Mình hy vọng mọi chuyện vẫn tốt đẹp.
• Do you need a hand with your homework? – Bạn có cần mình giúp làm bài tập về nhà không?
• I’m sorry, but I can’t come tomorrow. – Mình xin lỗi, nhưng ngày mai mình không thể đến được.
• Can you call me back when you have time? – Bạn có thể gọi lại cho mình khi có thời gian không?

Kết thúc email cho bạn bè

Bạn có thể sử dụng những cách kết thúc thân thiện, gần gũi như:

• Hope to hear from you soon! – Hy vọng sớm nhận được tin từ bạn!
• I’m looking forward to seeing you. – Mình rất mong được gặp bạn.
• Take care! – Giữ gìn sức khỏe nhé!
• Best wishes, – Chúc bạn mọi điều tốt đẹp.
• See you soon, – Hẹn sớm gặp lại.

Cách viết email công việc bằng tiếng Anh

Email công việc thường được viết và trình bày rõ ràng, lịch sự và phù hợp với mục đích giao tiếp. Cách viết bạn có thể tham khảo:

Email yêu cầu hoặc hỏi thêm thông tin

Khi cần hỏi thông tin, bạn nên trình bày yêu cầu cụ thể và sử dụng các cấu trúc lịch sự.

• Could you please send me your latest product catalogue? – Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi danh mục sản phẩm mới nhất không?
• I would appreciate it if you could provide more details about the service. – Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về dịch vụ.
• Could you let me know the price and available promotions? – Bạn có thể cho tôi biết giá và các chương trình khuyến mãi hiện có không?
• Could you please confirm whether you are available for a meeting on 19 February? – Bạn có thể xác nhận liệu mình có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19 tháng 2 không?

Email cung cấp thông tin hoặc đề nghị hỗ trợ

Khi trả lời khách hàng hoặc cung cấp thông tin, hãy trình bày trực tiếp nội dung cần thông báo.

• We are pleased to inform you that your article has been selected for publication. – Chúng tôi vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản.
• We would be happy to arrange another meeting with the manager. – Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý.
• Please feel free to contact us if you need any further information. – Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần thêm thông tin.
• We regret to inform you that your flight has been delayed due to bad weather. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay của bạn bị hoãn do thời tiết xấu.

Email phàn nàn hoặc khiếu nại

Khi không hài lòng về sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn nên mô tả vấn đề cụ thể, nêu rõ mong muốn được giải quyết và giữ thái độ lịch sự.

• I am writing to express my dissatisfaction with your customer service. – Tôi viết email này để bày tỏ sự không hài lòng về dịch vụ chăm sóc khách hàng của quý công ty.
• I would like to complain about the quality of the product I received. – Tôi muốn khiếu nại về chất lượng sản phẩm mà tôi đã nhận.
• Could you please look into this matter and let me know how it can be resolved? – Quý công ty có thể xem xét vấn đề này và cho tôi biết cách giải quyết không?
• I would appreciate a response at your earliest convenience. – Tôi mong nhận được phản hồi của quý công ty trong thời gian sớm nhất có thể.

3 mẫu email tiếng Anh hoàn chỉnh kèm dịch nghĩa

Mẫu 1: Email công việc hỏi thông tin sản phẩm

Subject: Request for Product Information

Dear Mr Smith,

I am writing to ask for further information about your products. Could you please send me your latest product catalogue and price list?

Thank you for your time and assistance. I look forward to hearing from you soon.

Best regards,
Nguyen An

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Yêu cầu thông tin sản phẩm

Kính gửi ông Smith,

Tôi viết email này để hỏi thêm thông tin về các sản phẩm của quý công ty. Ông có thể vui lòng gửi cho tôi danh mục sản phẩm và bảng giá mới nhất không?

Cảm ơn ông đã dành thời gian và hỗ trợ. Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ ông.

Trân trọng,
Nguyen An

Mẫu 2: Email ứng tuyển việc làm

Subject: Application for the Sales Executive Position

Dear Hiring Manager,

I am writing to apply for the Sales Executive position at your company. I believe my communication skills and experience make me a suitable candidate for this role.

Please find attached my CV for your consideration. Thank you for your time. I look forward to hearing from you.

Best regards,
Nguyen An

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Kinh doanh

Kính gửi người phụ trách tuyển dụng,

Tôi viết email này để ứng tuyển vị trí Chuyên viên Kinh doanh tại quý công ty. Tôi tin rằng kỹ năng giao tiếp và kinh nghiệm của mình phù hợp với vị trí này.

Tôi xin đính kèm CV để quý công ty xem xét. Cảm ơn quý công ty đã dành thời gian. Tôi mong nhận được phản hồi.

Trân trọng,
Nguyen An

Mẫu 3: Email kể về kỳ nghỉ cho bạn bè

Subject: My Summer Holiday

Hi Anna,

How are you? I’m writing to tell you about my summer holiday. I went to the beach with my family last week. We swam, played games and enjoyed some delicious food.

It was a wonderful trip. What did you do during your holiday? Write back soon!

Best wishes,
Linh

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Kỳ nghỉ hè của mình

Chào Anna,

Bạn khỏe không? Mình viết email này để kể cho bạn nghe về kỳ nghỉ hè của mình. Tuần trước, mình đã đi biển cùng gia đình. Chúng mình bơi lội, chơi trò chơi và thưởng thức những món ăn ngon.

Đó là một chuyến đi tuyệt vời. Bạn đã làm gì trong kỳ nghỉ? Hãy sớm hồi âm nhé!

Thân mến,
Linh

5 lỗi cần tránh khi viết email bằng tiếng Anh

Khi viết email bằng tiếng Anh, đặc biệt là viết email công việc, bạn cần lưu ý 5 điều cần tránh sau:

• Tiêu đề không rõ ràng: Tránh những tiêu đề chung chung. Hãy cho người nhận biết mục đích email ngay từ đầu.
• Dùng sai mức độ trang trọng: Không nên dùng cách nói quá thân mật khi viết cho khách hàng hoặc nhà tuyển dụng.
• Viết nội dung quá dài: Tập trung vào mục đích chính, chia đoạn hợp lý và hạn chế thông tin không cần thiết.
• Sai ngữ pháp và chính tả: Kiểm tra thì động từ, cách dùng từ, dấu câu và tên riêng trước khi gửi.

• Quên tệp đính kèm: Nếu email đề cập đến CV, hợp đồng hoặc tài liệu, hãy kiểm tra tệp đã được đính kèm chưa.

Ngoài ra, bạn nên đọc lại email trước khi gửi để đảm bảo nội dung đúng mục đích, thông tin chính xác và giọng văn phù hợp với người nhận.

Nếu muốn viết email tự nhiên hơn, bạn cũng nên trau dồi từ vựng, ngữ pháp và kỹ năng giao tiếp tiếng Anh. Việc luyện tập qua những tình huống thực tế sẽ giúp bạn sử dụng tiếng Anh linh hoạt và hiệu quả hơn.

>>> Mời xem thêm: Tổng hợp 50+ cách để nói chúc may mắn bằng tiếng Anh