Cách viết email trang trọng bằng tiếng Anh

Bài viết này sẽ giúp bạn giao tiếp tốt hơn và viết email trang trọng bằng tiếng Anh.

Email là một trong những phương tiện giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Chúng nhanh chóng, ngay lập tức và cho phép bạn tương tác với tất cả các loại doanh nghiệp trong và ngoài biên giới quốc gia. Trên hết, trong công việc, viết email trang trọng bằng tiếng Anh đúng cách đòi hỏi một số kỹ năng nhất định và là một tình huống chuyên nghiệp, điều cần thiết là không phạm sai lầm để tạo ấn tượng tốt về bản thân và công ty của bạn. 

>> Mời xem thêm: học tiếng anh giao tiếp trực tuyến ở đâu tốt

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy:

• Quy tắc viết email chính thức bằng tiếng Anh
• Định dạng phù hợp để sử dụng
• Ví dụ về email chính thức bằng tiếng Anh

Quy tắc viết email chính thức bằng tiếng Anh

Để viết một email bằng tiếng Anh đúng cách, đừng tùy cơ ứng biến! Đọc những lời khuyên sau để tránh mắc phải những sai lầm nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của email kể từ thời điểm nhận được.

• Chủ thể

Chủ đề là phần thông tin đầu tiên mà người nhận email nhìn thấy, và nếu nó được viết sai hoặc không rõ ràng, nó có thể khiến người đọc xóa nó mà không cần mở nó ra! Vì vậy, điều quan trọng là phải đưa ra một thông điệp rõ ràng và chính xác, ngay từ đầu, chỉ ra nội dung hoặc lý do để viết bằng hai hoặc ba từ thu hút sự chú ý của người nhận. 

>> Mời bạn quan tâm: cách học tiếng anh giao tiếp trực tuyến

• Phong cách

Không giống như nhiều ngôn ngữ khác đòi hỏi những câu phức dài trong một ngữ cảnh được viết chính thức, tiếng Anh rất ngắn gọn và thiên về những câu ngắn và cấu trúc đơn giản. Đảm bảo bạn chia văn bản thành hai hoặc ba đoạn - điều này cho phép người đọc nhanh chóng nhìn thấy các điểm chính.

• Công thức lịch sự

Khi bạn viết email bằng tiếng Anh, bạn không chỉ sử dụng một ngôn ngữ khác mà bạn còn đang bước vào một nền văn hóa khác với những thói quen khác. Mọi người trên thế giới nói chung rất chú trọng đến các hình thức lịch sự và lòng biết ơn, do đó đừng bao giờ quên bổ sung chúng.

• Kiểm tra email

Đừng bao giờ gửi email bằng tiếng Anh mà chưa đọc lại những gì bạn đã viết. Lỗi ngữ pháp hoặc đánh máy rất phổ biến ngay cả trong ngôn ngữ của bạn, vì vậy trong tiếng Anh, bạn có thể mắc lỗi dễ dàng hơn nhiều. Kiểm tra kỹ những gì bạn đã viết là một bước đơn giản để thực hiện có thể ngăn bạn tỏ ra thiếu chuyên nghiệp và trên hết là bất cẩn.

• Chữ ký

Đảm bảo đặt email của bạn kết thúc với tất cả thông tin quan trọng về bạn, bao gồm:

• Tên và họ
• Chức danh công việc
• Chi tiết liên quan về công ty của bạn (tên, địa chỉ ..)
• Liên kết đến trang web của công ty

Định dạng của một email chính thức bằng tiếng Anh

• Giới thiệu
• Nội dung của văn bản
• Phần kết luận

• Giới thiệu

Tùy thuộc vào loại mối quan hệ mà bạn có với người bạn đang viết thư, có những cách khác nhau để bắt đầu một email, nhưng bất kỳ email nào cũng phải luôn bắt đầu bằng lời chào. Trong trường hợp cụ thể của chúng tôi là chính thức, các tùy chọn thích hợp nhất là:

• Dear Mr/Mrs/Ms (họ của người nhận, ví dụ: Mr Black)
• Dear Sir / Madam (nếu bạn không biết tên của người nhận) hoặc nói chung là 'Người đó có thể quan tâm đến ai'

Sau lời chào đầu tiên, bạn cần một câu giới thiệu nêu rõ lý do viết và phù hợp với chủ đề của email. Hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân (những đoạn văn dài thường không khuyến khích mọi người đọc chúng), sau đó tiếp tục với:

• I am writing with regard to… (chủ đề email)
• I am writing with regard to… (chủ đề email)
• I am writing in reference to…

Nếu bạn đang viết email để gửi thông tin, bạn có thể bắt đầu bằng một trong những câu sau:

• I am writing to let you know… 
• I am delighted to tell you… (nếu bạn đang thông báo một tin tốt lành)
• I regret to inform you that… (nếu bạn đang thông báo tin xấu)

Thay vào đó, nếu bạn đang trả lời email bạn nhận được, bạn có thể nói:

• I am writing in response to…
• I am writing in reply to…
• I am writing to thank you for… (nếu bạn cần cảm ơn người nhận) 

• Nội dung của văn bản

Không có công thức thông thường nào để viết phần nội dung văn bản vì điều này thay đổi tùy theo chức năng của nội dung bạn cần giao tiếp. Sẽ rất hữu ích nếu bạn chuẩn bị một bản nháp ban đầu và sau đó tiến hành bất kỳ chỉnh sửa nào.

Các quy tắc chung là văn bản nên được chia thành các đoạn văn ngắn, tránh viết tắt và từ viết tắt, cả hai điều này bạn có thể sử dụng, ngược lại, khi bạn viết một email thân mật cho gia đình và bạn bè. 

Dựa trên loại thư bạn đang gửi, có nhiều cách khác nhau để viết lời mời cuối cùng trước khi kết thúc email, chẳng hạn như: 

• I look forward to hearing from you soon. Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn
• Thank you in advance. Cảm ơn bạn trước
• For further information, please do not hesitate to contact me. Để biết thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi
• Please let me know if you have any questions. Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào
• Thanks for your attention. Cảm ơn đã quan tâm

>> Có thể bạn quan tâm: Giao tiếp dành cho lễ tân và thư ký văn phòng

• Phần kết luận

Cách phổ biến nhất để kết thúc một email là:

• Best regards. Trân trọng
• Kind regards. Trân trọng
• Yours faithfully  (nếu bạn bắt đầu email bằng 'Dear Sir / Madam' vì bạn không biết tên người nhận)
• Yours sincerely (nếu bạn bắt đầu email bằng 'Dear Mr / Mrs / Ms + họ)
• Yours sincerely. Trân trọng

Ví dụ về email chính thức bằng tiếng Anh

Hãy xem tất cả những điều này hoạt động như thế nào trong thực tế. 

Ví dụ 1: Chậm trễ khi giao đơn hàng

Chủ đề: Delivery delay (Giao hàng chậm trễ)

Dear Mr Pascal, 

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience. 

Please accept our apologies.

Best regards,

Ví dụ 2: Trả lời một quảng cáo tuyển dụng

Chủ đề: Web Content Editor position (Vị trí Biên tập viên Nội dung Web)

Dear Sir/Madam, 

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company. 

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment. 

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

…

Nếu bạn muốn cải thiện tiếng Anh của mình và viết email tốt hơn, hãy tìm một khóa học tiếng Anh phù hợp với nhu cầu của bạn.

>> Tham khảo: Khóa tiếng Anh online 1-1 miễn phí

THAM GIA NHÓM ĐỂ NHẬN TÀI LIỆU TIẾNG ANH MIỄN PHÍ VỀ CÁC CHỦ ĐỀ TỪ VỰNG, FILE LUYỆN NGHE VÀ CÁC BÀI TẬP ÔN THI TỪ LỚP 1 ĐẾN LỚP 10 NHÉ!