Cách nói chuyện chuyên nghiệp trên điện thoại - học tiếng Anh

Với sự gia tăng của việc nhắn tin, gửi email và nhắn tin trực tiếp trên mạng xã hội, ngày càng nhiều người trong chúng ta bắt đầu cảm thấy lo lắng khi điện thoại di động của họ đổ chuông. Điều này càng đúng hơn khi bạn biết cuộc gọi sẽ được thực hiện bằng tiếng Anh, một ngôn ngữ mà bạn vẫn đang học.

Nếu bạn phải gọi điện thoại bằng tiếng Anh cho công việc nhưng vẫn chưa cảm thấy thoải mái với nó, thì hướng dẫn này có thể giúp ích cho bạn. Tóm lại, phương pháp chắc chắn nhất để trò chuyện điện thoại tự nhiên, tự tin, chuyên nghiệp là chuẩn bị một chút!  

Cách nói chuyện chuyên nghiệp qua điện thoại: hướng dẫn từng bước

Nếu bạn biết mình sẽ sớm gọi cho ai đó có năng lực chuyên môn và cuộc gọi rất quan trọng, thì bạn nên dành nửa giờ để chuẩn bị. 

Các bước này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng cho cuộc trò chuyện lớn nhất có thể! 

1. Viết ra những gì bạn muốn nói về

Cố gắng viết một số ghi chú về nội dung cuộc gọi và thông tin bạn cần lấy từ cuộc gọi đó. Chỉ cần một vài câu ngắn gọn sẽ làm được. Bao gồm toàn bộ các cụm từ mà bạn có thể sử dụng và kiểm tra chúng trong Google Dịch. Tốt hơn hết, hãy chạy chúng bởi một người nói tiếng Anh bản ngữ, để đảm bảo bạn hoàn toàn tin tưởng vào bản dịch của mình. 

Trong lúc căng thẳng, có thể hữu ích nếu có những câu này để tham khảo lại. Bằng cách này, nếu bạn bối rối, bạn có một chiến lược để giúp bạn quay lại những gì bạn muốn nói. 

Cải thiện nhanh hơn với khóa học tiếng Anh trực tuyến

Học nói tiếng Anh một cách tự tin với các bài học trực tuyến.

2. Diễn tập cuộc gọi trước

Nếu cuộc gọi điện thoại của bạn thực sự quan trọng, bạn nên thực hành nó với một người nói tiếng Anh trước khi thực tế. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc một cuộc gọi bán hàng quan trọng với khách hàng, chắc chắn bạn nên dành một chút thời gian để nhập vai với một người bản ngữ tiếng Anh. Hãy thử đặt một buổi học với một trong những gia sư tiếng Anh của Pantado để nhận được một số phản hồi từ chuyên gia. 

Ngay cả khi cuộc trò chuyện thực sự trở nên hoàn toàn khác, sẽ rất hữu ích nếu bạn kiểm tra từ vựng mà bạn đã định sử dụng và làm quen với cuộc trò chuyện ứng biến xung quanh chủ đề này. 

3. Bắt đầu bằng một số cuộc nói chuyện nhỏ 

Thật tuyệt khi bắt đầu bất kỳ cuộc trò chuyện điện thoại chuyên nghiệp nào bằng một cuộc nói chuyện nhỏ. Điều này sẽ làm cho người đối thoại với bạn cảm thấy thoải mái và bắt đầu cuộc gọi một cách thân thiện. Nó cũng sẽ giúp bạn dễ dàng tham gia vào các phần kỹ thuật hơn của cuộc trò chuyện. Nếu bạn không hiểu rõ về người nói, hãy thử các cụm từ như: 

• How are you doing today? 
• How is the weather where you are? 
• How is your week going?

Nếu bạn đã gặp người nói trước đây, thì bạn có thể cá nhân hơn một chút và liên kết cuộc nói chuyện nhỏ với điều gì đó bạn biết về họ. Để có thêm ý tưởng về vấn đề này, hãy xem bài viết của chúng tôi về năm nguyên tắc chính của cuộc nói chuyện nhỏ. 

4. Nêu rõ mục đích của bạn khi gọi điện

Sau khi bạn đã thiết lập một giai điệu thân thiện cho cuộc gọi của mình, đã đến lúc bắt đầu công việc. Hãy nói rõ lý do cho cuộc gọi của bạn và bạn sẽ dễ dàng nhận được thông tin bạn cần. Hãy thử bắt đầu với một trong những cụm từ sau:

• I am just calling to ask…
• I wondered if you could help me with something. 
• Thanks for taking the time to speak with me. I have a question for you about…

5. Hãy nhớ cách cư xử tốt 

Khi học một ngôn ngữ mới, hầu hết mọi người thích nói những câu ngắn gọn, trực tiếp để chúng dễ hiểu hơn. Đây là một ý tưởng rất hay, và giúp bạn tránh được những sai lầm! Tuy nhiên, sự bộc trực như vậy đôi khi có vẻ thô lỗ qua điện thoại. Người nói không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể thân thiện hoặc nụ cười ấm áp của bạn như khi họ nói chuyện trực tiếp với bạn.

Có một số cách dễ dàng để nghe lịch sự hơn trong các cuộc gọi điện thoại chuyên nghiệp. Để đặt câu hỏi theo cách lịch sự, hãy sử dụng: Could you / would you (please) + simple verb +…? Ví dụ:

Can you write that report?

nghe có vẻ ít trang trọng hơn:

Could you please write that report? 

Nếu cảm thấy phù hợp, hãy nhớ cảm ơn người nói đã nói chuyện với bạn. Hãy nhớ kết thúc cuộc trò chuyện bằng một câu thân thiện để kết thúc cuộc trò chuyện, giống như khi bạn viết một lá thư. Đây có thể là một cái gì đó như: 

• I hope you have a good weekend! 
• I’m looking forwards to working with you again soon.
• It’s been great to hear your perspective. 
• I hope you have a productive afternoon. 

6. Tập trung vào việc phát âm các từ của bạn một cách rõ ràng

Tất cả chúng ta đều biết ai đó có “giọng nói điện thoại” đặc biệt và thay đổi giọng của họ một cách đáng kể trong các cuộc trò chuyện qua điện thoại. Tất nhiên, thay đổi giọng nói của bạn hoàn toàn để nói chuyện điện thoại là không cần thiết nhưng điều quan trọng là phải nói rõ ràng. Hãy xem bài viết của chúng tôi để biết các thủ thuật hàng đầu để cải thiện khả năng phát âm của bạn. 

Nếu bạn cần đánh vần mọi thứ qua điện thoại - ví dụ như tên của một sản phẩm hoặc khách hàng cụ thể, thì việc sử dụng bảng chữ cái phiên âm NATO có thể hữu ích. Đây là một tập hợp các từ được sử dụng phổ biến được phát triển để liên lạc rõ ràng trong các nhiệm vụ trực thăng tìm kiếm và cứu hộ. Để đánh vần mọi thứ, bạn thay thế mỗi chữ cái cho từ NATO của nó: ví dụ: “Dog” sẽ trở thành “D for Delta, O for Oscar, G for Golf.”

7. Cố gắng lắng nghe càng nhiều càng tốt khi bạn nói 

Vì vậy, bạn đang thực sự tập trung vào việc tạo ra các câu đúng ngữ pháp bằng một ngôn ngữ mới, xem trọng âm của bạn và cố gắng tỏ ra lịch sự! Có thể dễ dàng quên quy tắc quan trọng nhất của bất kỳ cuộc trò chuyện hay: lắng nghe càng nhiều càng tốt khi bạn nói. Bạn có thể thể hiện rằng bạn đang lắng nghe bằng cách cắt vào cuộc trò chuyện với một số dấu hiệu như:

• That’s interesting. 
• Good point.
• I understand.
• Yes. 
• Okay. 

Nếu người nói đặt một câu hỏi và bạn không chắc chắn cách trả lời, hãy thử xem liệu có bất kỳ manh mối nào trong từ vựng của chính câu hỏi đó không. Ví dụ:

• Q: What are the benefits of switching to your product? 
• A: The benefits of switching to our product are… 

Nếu bạn cần người nói lặp lại điều gì đó, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu họ nói lại một điểm. Bạn có thể hỏi:
 

• Sorry, could you repeat that, please? I got cut off for a second.
• Could you say that again a little more slowly, please? 
• What exactly do you mean by that? (if you need them to phrase a question more clearly)

Nếu cuộc trò chuyện khá dài, bạn nên có một cuốn sổ ghi chép và ghi chú lại những gì người nói đang nói. Điều này sẽ giúp bạn nhớ đặt bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào mà bạn cần. 

8. Kiểm soát môi trường xung quanh bạn nếu có thể 

Nếu có thể, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở một nơi riêng tư và yên tĩnh với tín hiệu tốt trong bất kỳ cuộc điện thoại quan trọng nào. Nói bằng ngôn ngữ thứ hai trên điện thoại là đủ khó mà không có vấn đề kỹ thuật làm bạn phân tâm! 

Nếu có thể, hãy tránh sử dụng loa ngoài; tai nghe là một lựa chọn tốt hơn nếu bạn cần rảnh tay. Nếu bạn đang thực hiện cuộc gọi khi đang làm việc trong một văn phòng không gian mở, hãy cố gắng đặt một phòng họp để bạn có một nơi nào đó riêng tư để nói chuyện, nơi bạn sẽ không bị phân tâm hoặc cảm thấy xấu hổ.